GOOGLE WORKSPACE E L’ACCOUNT ISTITUZIONALE – Cos’è, come si accede, cosa offre, limitazioni

COS’È

Google Workspace for Education (ex G-suite), è una suite di strumenti (App) di facile utilizzo che offrono una base sicura per l’apprendimento, la collaborazione e la comunicazione.

Essendo un account Google, ma gestito dal nostro Istituto, per usufruire delle App bisogna entrare nella pagina iniziale Google e accedere al proprio account istituzionale (fornito dalla scuola).

A differenza dei normali account Google personali, la versione Education è costruita per rispettare le severe leggi sulla privacy degli studenti (incluso il GDPR in Europa):

• Niente pubblicità: all’interno della Suite non ci sono annunci pubblicitari;
• Protezione dei dati: i dati degli studenti e dei professori sono protetti e non vengono mai profilati o usati per scopi commerciali;
• Controllo della scuola: l’istituto scolastico ha il pieno controllo degli accessi e può decidere cosa gli studenti possono o non possono fare (es. bloccare le email verso l’esterno per i più piccoli).

COME SI ACCEDE

Accedere è molto semplice. Essendo un account Google (anche se gestito dal nostro Istituto) si accede, come per ogni spazio personale Google, nelle seguenti modalità:

• Da PC: aprire Google Chrome e cliccare sul pulsante Accedi in alto a destra o aggiungere un nuovo utente dalla schermata in avvio “chi usa Chrome?”, se impostata in apertura.

• Da cellulare: aprire G-mail e cliccare sul simbolo del proprio account in alto a destra e nella successiva schermata “gestisci il tuo account Google” cliccare su aggiungi.                                                                                                                                                                              

In entrambe i casi ci verrà chiesto

• in una prima schermata di digitare l’User Name (u.n.) o identificativo (id):  coincide con il proprio indirizzo mail assegnato dalla scuola e composto da una parte fissa uguale per tutti ( __________@icdonlorenzomilani.net); 

• nella successiva di digitare la Password (pw): viene fornita o creata per il primo accesso e che può essere cambiata in ogni momento.

Una volta entrati

• da pc avremo disponibili tutte le App in alto a destra cliccando sul simbolo con i 9 puntini vicino l’iniziale del nostro nome
• da cellulare o tablet android bisognerà invece scaricare le singole App (Classroom, Documenti, Fogli, Presentazioni..) dallo store ed aprirle essendo prima loggati con l’account scolastico.

COSA OFFRE

Google Workspace for Education (G-suite), offre una serie di programmi o App gratuite che vengono usate quotidianamente nella vita scolastica.

G-mail istituzionale: il servizio di posta ma all’interno dell’account istituzionale.

Drive: servizio di cloud storage e sincronizzazione che permette di archiviare, condividere e modificare file in tempo reale da qualsiasi dispositivo.

Classroom: permette ai docenti di creare classi virtuali, dove verranno, a seconda delle esigenze e dell’ordine di scuola, assegnati compiti digitali, caricato materiale di supporto (mappe, video…) e comunicare con gli studenti.

Documenti: programma gratuito di elaborazione testi (molto simile a microsoft word e con questi compatibile) in cui ogni modifica viene salvata istantaneamente sul cloud di Google Drive.

Fogli: programma gratuito di fogli di calcolo (molto simile a microsoft excel e con questi compatibile) in cui ogni modifica viene salvata istantaneamente sul cloud di Google Drive.

Presentazioni: programma gratuito di presentazioni (molto simile a microsoft powerpoint e con questi compatibile) in cui ogni modifica viene salvata istantaneamente sul cloud di Google Drive.

Sites: programma gratuito per la realizzazione di siti web in cui ogni modifica viene salvata istantaneamente sul cloud di Google Drive.

LIMITAZIONI

L’account istituzionale appartiene a un’organizzazione (in questo caso alla scuola) ed è gestito da un amministratore, mentre l’account privato (o personale) appartiene a un singolo individuo che ne possiede il controllo totale.

E quindi si ricorda a tutti gli utenti che l’account istituzionale deve essere utilizzato esclusivamente per finalità inerenti la vita scolastica connesse alle attività didattiche e alle comunicazioni inerenti l’ambito scolastico e non ad uso privato.

Essendo l’account gestito dall’Istituto si precisa inoltre che:

• l’Istituto stabilisce i servizi e le funzionalità aggiuntive ai quali l’utente può accedere mediante l’account istituzionale, quali, a titolo esemplificativo, Gmail, Documenti e gli altri strumenti della piattaforma (come Youtube);
• l’Istituto gestisce i dati e i contenuti archiviati nell’account e può stabilire le modalità e le condizioni di accesso agli stessi;
• l’Istituto, in maniera automatizzata tramite la piattaforma, può monitorare l’utilizzo dell’account istituzionale, inclusi, nei limiti previsti dalla normativa vigente e dalle policy applicabili, i messaggi di posta elettronica inviati e i documenti creati o archiviati;
• l’Istituto può verificare e, ove previsto, modificare le impostazioni relative alla privacy e alla sicurezza dell’account, nonché procedere alla sospensione o alla cancellazione dello stesso in caso di utilizzo non conforme alle finalità istituzionali o alle disposizioni vigenti.

Si confida pertanto in un attento utilizzo e gestione degli account da parte di tutta la comunità scolastica.